Atividades:

Suporte na assistência diretoria

• Apoio no suporte a gestão de agenda dos diretores em compromissos internos e externos,

• Preparação de relatórios de despesas no sistema (cartão corporativo, reembolso, acerto de viagens), organizando e verificando comprovantes, colher assinaturas e entregar para o financeiro;

• Apoio no assessoramento processo de documentação, contratos e pagamento de fornecedores / consultores de serviços contratados pela diretoria, coleta de aprovações e devolução às áreas pertinentes;

• Apoio no suporte aos diretores em trâmites de documentação relacionados a:

• Solicitação de serviços motoboy para atender demandas relacionadas ao Detran, cartórios, correios e outros serviços de entrega;

• Impressão, arquivo e scanner de documentação confidencial / privada;

Suporte Geral às Rotinas Administrativas e Gestão do Escritório em Facilities

• Orientar os colaboradores quanto às dúvidas administrativas gerais sobre escritório, viagens, acesso aos eventos RXAM, fluxos de envio de contrato para assinaturas, aprovações sistêmicas

• Receber e coletar assinaturas de documentos em geral junto aos diretores, retornando-os às áreas, associações ou empresas solicitantes;

• Apoio na solicitação cartões de visitas para todos os colaboradores

• Realizar atendimento telefônico interno e externo

• Apoio na coordenação de solicitações de reservas de sala de reunião da diretoria (10º andar) e do mezanino (controle formulário de locação, recepção de boleto, informe custo para lançamento nas linhas de débito das áreas solicitantes, assinaturas e aprovação de pagamentos

• Fornecer back up recepção do 7. andar sob demanda (horários almoço / período de férias da recepcionista )

Suporte à Eventos, Treinamentos e Reuniões Internas

• Apoio na organização almoços e coffee breaks para reuniões e eventos internos, conforme demanda:

• Eventos, treinamentos e reuniões geridas com recursos internos: Pedidos em padarias e restaurantes, compras avulsas em supermercados, montagem da mesa, organização e manutenção dos itens servidos;

• Dar suporte na recepção e direcionar os colaboradores durante as festas/eventos nos hotéis e mezanino do prédio;

• Relações externas (Clientes, Associações, expositores, visitantes, palestrantes, fornecedores, Corretora de Seguro, Agência de Viagens, cias aéreas, Gráfica, Padarias, Restaurantes, motorista corporativo, Bancos);

• Relações internas locais (Diretoria, Marketing, Vendas, Operações, TI, Finanças, Compras, RH, Equipe

Requisitos:

• Estar cursando Administração, Secretariado ou áreas correlatas, com previsão de graduação para a partir de 2026;

• Ter interesse em trabalhar na área de Facilities e na administração de um escritório;Pacote Office (desejável).

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